Piątek, 16:40, a Ty wciąż piszesz tę samą wiadomość
Klient pyta o to samo po raz trzeci w tym tygodniu, a Ty musisz odpisać uprzejmie, chociaż masz dość. Albo szef rzuca na biurko pięć stron dokumentu i mówi "streść mi to na jutro". Albo prowadzisz jednoosobową firmę i po całym dniu pracy z klientami zostaje Ci jeszcze opis nowego produktu do napisania. W każdej z tych sytuacji dzisiejsza AI potrafi Ci realnie pomóc, i to bez żadnej wiedzy technicznej.
Co to właściwie jest ta AI, o której wszyscy mówią
Skrót AI oznacza sztuczną inteligencję (z angielskiego artificial intelligence). W praktyce, gdy mówimy dziś o AI w kontekście pracy biurowej, mamy na myśli program, który przewiduje najbardziej pasującą odpowiedź na podstawie ogromnej ilości tekstu, na którym się uczył. Taki program nazywamy modelem językowym, w skrócie modelem. Nie "myśli" jak człowiek i nie ma świadomości. Po prostu bardzo dobrze zgaduje, jakie słowa powinny pojawić się dalej, na podstawie tego, co napisałeś.
Wyobraź to sobie jak bardzo oczytanego asystenta, który przeczytał ogromną część internetu, książek i artykułów, i na tej podstawie potrafi napisać e-mail, streścić dokument albo wymyślić pomysł na post. Nie zna Twojej firmy ani Twoich klientów, dopóki mu o nich nie powiesz. Im dokładniej opiszesz, czego potrzebujesz, tym lepszą dostaniesz odpowiedź.
To trochę jak nowy pracownik, który jest bardzo oczytany, ale pierwszego dnia w Twojej firmie nie zna jeszcze Twoich klientów ani procedur. Jeśli powiesz mu tylko "napisz coś", dostaniesz coś ogólnego. Jeśli wyjaśnisz mu sytuację tak, jak wyjaśniłbyś nowemu koledze z pracy, dostaniesz coś, co faktycznie da się użyć.
Prawdziwa zmiana ostatnich lat nie polega na tym, że AI nagle stała się "mądrzejsza" w jakiś magiczny sposób. Polega na tym, że możesz z nią rozmawiać zwykłym, ludzkim językiem, w oknie czatu, tak jak piszesz wiadomość do znajomego. Wcześniej takie narzędzia wymagały programisty i znajomości kodu. Dziś wystarczy, że opiszesz swoim słowami, czego potrzebujesz, a Twoje zapytanie nazywa się prompt. To właśnie ten prompt jest jedynym narzędziem, jakiego potrzebujesz, żeby zacząć korzystać z AI.
Trzy sytuacje z pracy, w których AI już dziś oszczędza czas
Zanim przejdziemy do ćwiczenia, zobacz trzy konkretne przykłady z różnych rodzajów pracy. Możliwe, że rozpoznasz siebie w co najmniej jednym z nich.
- Praca biurowa: dostajesz od klienta długiego e-maila pełnego szczegółów technicznych. Zamiast czytać go trzy razy, wklejasz treść do AI i prosisz o streszczenie w trzech punktach oraz listę pytań, na które musisz odpowiedzieć.
- Mała firma: prowadzisz sklep albo usługę i musisz co tydzień pisać posty na social media. Zamiast siedzieć nad każdym zdaniem, opisujesz AI temat i ton, a ona przygotowuje trzy wersje do wyboru, które Ty tylko poprawiasz.
- Freelancer: wysyłasz ofertę nowemu klientowi i nie wiesz, jak zacząć, żeby nie zabrzmieć sztywno. AI pomaga Ci ułożyć pierwszy szkic wiadomości, który potem dopasowujesz do swojego stylu.
We wszystkich trzech przypadkach AI nie zastępuje Twojej decyzji ani Twojej wiedzy o kliencie. Przygotowuje pierwszą wersję, którą Ty oceniasz i poprawiasz. To oszczędza czas, bo łatwiej jest poprawiać gotowy tekst, niż pisać go od zera.
Warto zauważyć, że w każdym z tych przykładów oszczędność czasu nie bierze się z tego, że AI robi coś, czego Ty nie umiesz zrobić. Ty umiesz napisać e-mail, post na social media i ofertę. AI po prostu robi to szybciej i przejmuje najbardziej czasochłonny etap, czyli pierwszy szkic. Reszta, czyli ocena, poprawki i decyzja, co finalnie wysłać, zawsze zostaje po Twojej stronie.
Twój pierwszy prompt krok po kroku
Otwórz w przeglądarce darmową wersję ChatGPT (chatgpt.com) i wpisz poniższy prompt. Możesz go skopiować w całości i podmienić fragment w nawiasach kwadratowych na swoją sytuację.
Jesteś pomocnym asystentem do pisania e-maili biznesowych.
Kontekst: pracuję w [Twój zawód lub branża] i muszę odpowiedzieć klientowi,
który pyta o [krótki opis sprawy].
Zadanie: napisz krótką, uprzejmą odpowiedź e-mail, maksymalnie 5 zdań.
Format: gotowy tekst e-maila, bez dodatkowych komentarzy.Przykładowa, skrócona odpowiedź, jaką możesz dostać:
Dzień dobry, dziękuję za wiadomość. Termin realizacji zamówienia to 5-7 dni roboczych od potwierdzenia płatności. Jeśli potrzebuje Pan szybszej dostawy, mogę sprawdzić opcję ekspresową. Proszę o informację, czy taka opcja Pana interesuje. Pozdrawiam.
Zwróć uwagę na cztery elementy w tym prompcie: kim ma być AI (rola), co musi wiedzieć o Twojej sytuacji (kontekst), co dokładnie ma zrobić (zadanie) oraz w jakiej formie ma to podać (format). Te cztery elementy będą wracać w każdej kolejnej lekcji.
Typowe błędy na początek
- Za ogólne pytanie. "Napisz mi e-mail" da słabszy wynik niż prompt z konkretnym kontekstem i zadaniem.
- Branie pierwszej odpowiedzi bez czytania. AI czasem się myli albo zgaduje fakty. Zawsze sprawdzaj, czy odpowiedź ma sens.
- Wklejanie danych poufnych. Nigdy nie wklejaj do AI tajemnic firmy ani danych osobowych klientów, takich jak numery telefonów, adresy czy dane finansowe.
- Oczekiwanie, że AI zna Twoją firmę. Jeśli nie podasz kontekstu, AI go po prostu nie ma. Musisz go dopisać sam.
- Rezygnacja po jednej słabej odpowiedzi. Jeśli wynik Cię nie satysfakcjonuje, dopisz kolejne zdanie z uściśleniem, zamiast zaczynać od nowa. AI pamięta poprzednie wiadomości w tej samej rozmowie.
W kolejnej lekcji zobaczysz, jak AI "myśli" i dlaczego czasem podaje pewnym tonem coś, co zwyczajnie zmyśliła.